Ke\u010f som dostal od klienta ta\u0161ku preplnen\u00fa dokladmi, do\u013eahol na m\u0148a stres z toho enormn\u00e9ho mno\u017estva pr\u00e1ce, ktor\u00e1 ma \u010dakala. Pochopite\u013ene som si nemohol dovoli\u0165 sklama\u0165 dlhoro\u010dn\u00e9ho z\u00e1kazn\u00edka, a jeho po\u017eiadavka na spracovanie dokumentov v term\u00edne \u0161trn\u00e1stich dn\u00ed bola skuto\u010dnou v\u00fdzvou.<\/p>\n
Klient poslal vy\u00fa\u010dtovania z pr\u00edspevkov a grantov svojim donorom, pri\u010dom na spracovanie finan\u010dn\u00fdch a obsahov\u00fdch spr\u00e1v potreboval akt\u00edvny pr\u00edstup k dokladom. Zamyslel som sa, ako \u010do najr\u00fdchlej\u0161ie a najjednoduch\u0161ie t\u00fato \u00falohu vyrie\u0161i\u0165. Aby som vyhovel po\u017eiadavk\u00e1m klienta, potreboval som v\u0161etky doklady naskenova\u0165, roztriedi\u0165, spr\u00edstupni\u0165 ich, spracova\u0165 v \u00fa\u010dtovn\u00edctve a v\u00fdsledok v podobe dokladov doru\u010di\u0165 v \u0161trukt\u00farovanej forme z\u00e1kazn\u00edkovi. Okrem toho bolo mojou \u00falohou spracova\u0165 da\u0148ov\u00e9 priznanie a \u00fa\u010dtovn\u00fa uz\u00e1vierku.<\/p>\n
Obrovsk\u00fdm pomocn\u00edkom pri rie\u0161en\u00ed tohto komplikovan\u00e9ho zadania bol ne\u010dakane pr\u00e1ve syst\u00e9m\u00a0Archiles \u2013<\/em>arch\u00edv s extrakciou d\u00e1t, ktor\u00fd sa, bez ak\u00fdchko\u013evek probl\u00e9mov, napojil do m\u00f4jho \u00fa\u010dtovn\u00e9ho softv\u00e9ru. Jeho najv\u00e4\u010d\u0161\u00edm benefitom pre m\u0148a bola mo\u017enos\u0165 zdie\u013eania dokumentov a vo\u013en\u00e9ho pr\u00edstupu prakticky odkia\u013eko\u013evek, kde som mal k dispoz\u00edcii internet.<\/p>\n Oskenova\u0165 vreco dokladov a ulo\u017ei\u0165 ich do syst\u00e9mu\u00a0Archiles\u00a0<\/em>mi trvalo pribli\u017ene de\u0148. Nasleduj\u00face popoludnie trvalo nahratie dokladov a ich roztriedenie do jednotliv\u00fdch kateg\u00f3rii, nevyhnutn\u00e9 pre ich preh\u013eadn\u00e9 \u00fa\u010dtovn\u00e9 spracovanie. Fakticky, v r\u00e1mci jedn\u00e9ho d\u0148a sa mi v\u010faka tomuto syst\u00e9mu podarilo v\u0161etky naskenovan\u00e9 doklady spracova\u0165 a vyexportova\u0165 priamo do \u00fa\u010dtovn\u00edctva, pri\u010dom doklady sme, ja a m\u00f4j, t\u00edm nemuseli ani fyzicky dr\u017ea\u0165 v ruk\u00e1ch. Taktie\u017e sme nemuseli str\u00e1ca\u0165 drahocenn\u00fd \u010das rie\u0161en\u00edm ot\u00e1zok, kto, kedy, a ak\u00e9 doklady spracuje. Nemuseli sme to rie\u0161i\u0165 v ur\u010ditom \u010dase, ale vo\u013ene, kedyko\u013evek sme mali chu\u0165 a \u010das, a t\u00fdm sa, okrem in\u00e9ho, rap\u00eddne zvy\u0161ovala efektivita na\u0161ej pr\u00e1ce. Z\u00e1rove\u0148 toto v\u0161etko prebiehalo komplexne, na jednom mieste- v\u00a0Archilesovi.<\/em><\/p>\n Po spracovan\u00ed dokladov som si pribli\u017ene za pol d\u0148a pre\u0161iel vo svojom \u00fa\u010dtovnom softv\u00e9ri ich za\u00fa\u010dtovanie.\u00a0V\u00fdsledok pr\u00e1ce s\u00a0Archilesom\u00a0<\/em>bol v kone\u010dnom d\u00f4sledku tak\u00fd, \u017ee pr\u00e1cu, s ktorou by som sa klasick\u00fdm sp\u00f4sobom tr\u00e1pil dva t\u00fd\u017edne, som mal hotov\u00fa plus-m\u00ednus za dva dni.<\/strong><\/p>\n Syst\u00e9m\u00a0Archiles\u00a0<\/em>mi, v r\u00e1mci m\u00f3du\u00a0garant,\u00a0<\/em>pomohol spracova\u0165 obrovsk\u00fd objem dokladov bez \u0161peci\u00e1lnych z\u00e1sahov neporovnate\u013ene r\u00fdchlej\u0161ie, s minim\u00e1lnym stresom a absol\u00fatne bez \u010dasovej straty. Svoju bud\u00facu pr\u00e1cu s dokladmi si bez tohto pomocn\u00edka u\u017e ani nechcem predstavi\u0165. Po sk\u00fasenosti s t\u00fdmto programom, aj napriek miernej zmene sp\u00f4sobu fungovania, som rozhodnut\u00fd aplikova\u0165 syst\u00e9m\u00a0Archiles\u00a0<\/em>na pr\u00e1cu so v\u0161etk\u00fdmi \u00fa\u010dtovn\u00fdmi dokladmi, a to hne\u010f od za\u010diatku nov\u00e9ho \u00fa\u010dtovn\u00e9ho obdobia.<\/p>\n V\u00fdhody prechodu na syst\u00e9m Archiles na za\u010diatku \u00fa\u010dtovn\u00e9ho obdobia:<\/strong><\/p>\n Najv\u00e4\u010d\u0161\u00edm nepriate\u013eom \u00fa\u010dtovn\u00edkov s\u00fa jednozna\u010dne \u010das a vzdialenos\u0165. Permanentn\u00fd nedostatok \u010dasu znamen\u00e1 \u017eivot v term\u00ednoch, ktor\u00e9 s\u00fa \u0165a\u017eko dodr\u017eate\u013en\u00e9, pri\u010dom nad \u00fa\u010dtovn\u00edkovou hlavou vis\u00ed neust\u00e1le me\u010d pokuty. No a ke\u010f u\u017e je kone\u010dne \u010das na spracovanie dokladov, tie sa v\u010faka Murphyho z\u00e1konom nach\u00e1dzaj\u00fa bu\u010f u klienta v mail boxe, v krabici s ostatn\u00fdmi papiermi, pr\u00edpadne v nejakej \u00faplne inej kancel\u00e1rii\u2026 T\u00e1 lep\u0161ia mo\u017enos\u0165, kedy s\u00fa doklady k dispoz\u00edcii na internete \u2013 v nejakom cloud rie\u0161en\u00ed. s\u00fa bez mo\u017enosti ich operat\u00edvneho systematick\u00e9ho triedenia pre potreby \u00fa\u010dtovn\u00edctva do kateg\u00f3ri\u00ed, tagov, stavov alebo bez mo\u017enosti ich r\u00fdchlej \u00fahrady. Jedine\u010dnos\u0165 inovat\u00edvneho syst\u00e9mu\u00a0Archiles\u00a0<\/em>spo\u010d\u00edva pr\u00e1ve v jeho kompatibilite a komplexnosti, v\u010faka ktor\u00fdm sa pr\u00e1ca s \u00fa\u010dtovn\u00fdmi dokladmi st\u00e1va omnoho jednoduch\u0161ou a naber\u00e1 nov\u00fd, modern\u00fd rozmer.<\/p>\n Ing. J\u00e1n Fukas, \u00fa\u010dtovn\u00edk so 17-ro\u010dnou praxou a majite\u013e \u00fa\u010dtovnej firmy.<\/p>\n\n